Existiendo procesos de negocios con relaciones complejas y que interactúan con diferentes sistemas de negocios, es que las empresas necesitan una manera mas fácil de administrar y mejorar sus procesos. Son varios los factores que hacen difícil el manejo de estos procesos en áreas como recursos humanos, finanzas, cumplimiento y otras funciones del negocio.

• Procesos basados en papel y los silos de los sistemas de negocios evitan que la información y las aprobaciones fluyan entre los departamentos.
  
• Recursos limitados de TI (interna o externa) agobiados por instalaciones y configuraciones de sistemas complejos que requieren mucho tiempo, localización y solución de problemas y por las solicitudes permanentes del departamento técnico.
  
• Dificultad para definir problemas del negocio. Cuando las partes interesadas tiene diferentes puntos de vista de un problema y el alcance del problema cambia a menudo, la búsqueda de una solución a través de un proceso lineal tradicional podría no ser posible.
  

Para los trabajadores en las organizaciones que deben, como parte de su trabajo, procesar y administrar un gran volumen de solicitudes, el software para workflows les ayuda a manejar esas solicitudes de manera más eficiente y rápida.

• Comunicación mejorada y resolución de solicitudes con y desde otros departamentos y clientes. Basado en la Web, procesos basados en formularios y workflows  "arrastrar y soltar"automatizan los procesos y reducen radicalmente el papeleo, de manera que los usuarios del negocio puedan fácilmente y rápidamente completar sus tareas.
  
• El personal de TI puede usar su tiempo de manera más eficiente. Instalación y desarrollo simple significa que los encargados de tecnología pueden obtener rápidamente el software en marcha y funcionando sin tener que gastar un montón de tiempo con instalaciones complejas y poco fiables. Los encargados del negocio pueden crear y modificar workflows ya establecidos, por lo que los cambios se pueden completar más rápido y sin necesidad de la dependencia de TI.
  
• Mejora continua de procesos de negocio. Diseñado para un enfoque adaptativo, donde los arquitectos de diseno de procesos y los gerentes del negocio trabajan juntos para identificar los procesos problema, y así mejorar las actividades del negocio. Los workflows automatizados con ProcessMaker se tornan consistentes, repetibles y medibles, por lo que los procesos pueden ser continuamente refinados y adaptados a las nuevas condiciones.

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